Dedykowana aplikacja baz danych w MS Access VBA to zdecydowanie jedno z najchętniej wybieranych przez klientów rozwiązań. Bywa też często preferowane przez dział IT klienta z uwagi na posiadany już na stanowiskach pakiet Office i politykę bezpieczeństwa nowych instalacji. Mamy tutaj do dyspozycji bardzo elastyczny mechanizm importu/eksportu danych oraz doskonały moduł raportowania. Istotna przy wyborze programu w Access VBA jest też możliwość uruchomienia aplikacji na darmowym Access Runtime oraz dobra współpraca z SQL Server, Excel i pozostałymi aplikacjami pakietu MS Office.
Większość użytkowników Excela, zwłaszcza szczebla kadry zarządzającej, posiada opracowywane przez siebie latami skoroszyty pełne danych i makr, pełniące bardzo istotną rolę w procesie konsolidacji oraz analizy informacji, a w konsekwencji w procesie zarządzania firmą. Niejednokrotnie mamy tutaj do czynienia z wieloma powiązanymi ze sobą plikami Excel, gdzie w przypadku usunięcia choćby jednego z nich, może zostać zaburzony wynik finalnej kalkulacji. Trudno zidentyfikować takie źródło błędów w obliczeniach, bo musimy często zapoznać się w tym celu z zawartością każdego z plików składowych. Zdarza się, że zestaw plików Excel bywa udostępniany na dysku sieciowym, a dane z plików podlinkowane są do skoroszytu pełniącego rolę naszej „aplikacji głównej” na stacjach roboczych. Zespół plików Excel bywa często rozwiązaniem wystarczającym. Jednak bywa on też podatny na uszkodzenia danych, zakłócenia ich spójności, mało wydajny oraz uciążliwy w publikacji i zarządzaniu.
Wielu z Państwa z pewnością zastanawia się nad możliwością przeniesienia posiadanego „prototypu” programu z plików Excel na dedykowaną aplikację bazy danych. Z uwagi na świetne mechanizmy importu danych, szybkość przygotowania wstępnej wersji programu oraz brak konieczności instalacji na stanowiskach dodatkowego oprogramowania, naturalnym wyborem staje się tu często baza Access. Nie bez znaczenia jest ciągłe wsparcie programu Access i pakietu Office przez producenta (wydawane są kolejne wersje Access i Access Runtime oraz pakiety aktualizacyjne do nich).
Profesjonalnie przygotowana aplikacja bazy danych w Access wygląda i zachowuje się tak, jak samodzielny program dla Windows. Posiada własne menu (menu Access widoczne w procesie projektowania zostaną ukryte), formularze, zoptymalizowane kwerendy-zapytania do danych, estetycznie przygotowane raporty-wydruki dostosowane do określonego formatu papieru. Tworzone na zlecenie rozwiązanie powinno zostać przygotowane do pracy zarówno na pełnej wersji Access, jak też na darmowym Access Runtime (nie wymaga posiadania Accessa).
Na etapie zamykania realizacji zlecenia, w moich rozwiązaniach, wersja finalna niemal zawsze jest dzielona na dwa pliki Access : front-end (aplikacja) oraz back-end (dane).
Zachęcam do zapoznania się z opisami kilku przykładów projektów aplikacji baz Access, jakie miałem przyjemność realizować. Przykładowe projekty.
